Compliance: Wie geht die Einführung?
Compliance ist für Unternehmen zu einem wichtigen Bereich geworden.
Sei es durch das Lieferkettenschutzgesetzt und die daraus resultiered Aufforderung der Kunden, sich zu Themen wie Menschenrechten und Kinderarbeit zu stellen oder duch das kommende Hinweisgeberschutzgesetzt, in dem die Umsetzung als Basis für weitere Compliance Aktivitäten herangezogen wird.
Haufe geht dabei in einem Artikel vom 08.11.2022 sogar noch einen Schritt weiter und bemerkt:
Auch die Rechtsprechung greift bei Verstößen immer häufiger auf unternehmensinterne Compliance-Richtlinien zurück und sanktioniert deren Nichtbeachtung. Compliance-Regeln und -Richtlinien: Das sind Mindestvoraussetzungen, die jeder Compliance Manager kennen sollte. Die Festlegung interner Regeln und Richtlinien gehört zum Kernelement eines funktionierenden Compliance Systems. Neben den bereits bestehenden gesetzlichen Normen dienen interne Unternehmensregeln dazu, die Einhaltung weiterer Regeln, die das Unternehmen sich selbst gegeben hat, durchzusetzen. Solche internen Unternehmensregeln sollen unter anderem sicherstellen, dass das Unternehmen integer und seriös am Markt agiert. Aber auch mögliche unternehmensspezifische Risiken sollen so verringert oder gar gänzlich verhindert werden. Der Begriff Compliance bedeutet im engeren Sinn die Einhaltung von Gesetz und Recht durch das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Letztlich meint Compliance aber auch die Einhaltung sämtlicher interner Regelungen, die das Unternehmen sich gegeben hat. Dieser Prozess kann durch festgelegte Regeln vereinfacht werden. Compliance-Vorschriften und relevante Informationen Compliance-Vorschriften oder das Compliance-System sollen u. a. dazu dienenpräventiv Regelverstöße zu verhindern,
erfolgte Regelverstöße schnell zu identifizieren,
Verstöße im Unternehmen zu kommunizieren und
angemessen zu reagieren, zum Beispiel mit der Ermahnung, Abmahnung oder auch Kündigung des betreffenden Mitarbeiters.
Compliance-relevante Informationen sollten sowohl durch den Compliance-Beauftragten als auch über interne Systeme des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. Zudem kann Themenaktualität über diverse Fachzeitschriften oder einen Compliance Newsletter garantiert werden. Auch dienen Compliance-Veranstaltungen als Informations- und Austauschplattform mit Kollegen.
Compliance-Regel: Das alltägliche Beispiel Geschenke von Geschäftspartnern
Ein Geschäftspartner möchte dem Mitarbeiter mit einem kleinen Präsent für seine Bemühungen danken. Wann handelt es sich um eine harmlose Aufmerksamkeit und wann verhält sich der Mitarbeiter pflichtwidrig? Um solche Fragen vermeiden zu können, empfiehlt es sich, Verhaltensrichtlinien aufzustellen und festzulegen. Im vorgegebenen Beispiel würde es sich anbieten, dass im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt wird, wie ein Mitarbeiter sich in solchen Situationen verhalten soll. Es kann ebenfalls eine Wertgrenze für die Annahme von Geschenken festgelegt werden. Die Einführung einer derartigen Regel kann die Verantwortlichen vor einer Haftung schützen aber auch für Sicherheit bei den Mitarbeitern sorgen, da sie durch die feste Regelung wissen, wie sie mit solchen Situationen umgehen müssen.
Aber spätestens mit der Whistleblower-Richtlinie der EU, die im öffentlichen Sektor aufgrund der bisherigen Nicht-Umsetzung in deutsches Recht bereits seit dem 18.12.2021 gilt, sind weitere Kanäle zur Information der relevanten Stellen nicht nur sinnvoll, sondern nahezu zwingend. Denn der deutsche Gesetzgeber steht mit dem Hinweisgeberschutzgesetz kurz vor der endgültigen Transformation der EU-Richtlinie in nationales Recht. Spätestens dann sind eine Vielzahl der Unternehmen ohnehin betroffen.